Qu’est-ce que la DUE ou décision unilatérale de l’employeur ?

La décision unilatérale de l’employeur est un document écrit par lequel les conditions de mise en place ou de changement de la mutuelle d’entreprise sont détaillées.

La DUE peut être rédigée par l’employeur ou son responsable RH. Mais le recours à un professionnel est recommandé car c’est un document soumis à un certain formalisme.

Sa rédaction demande une certaine expertise car elle doit contenir de nombreuses mentions obligatoires.

Il est conseillé de recourir aux services d’un avocat ou de son assureur pour être certain de la conformité du document.

Les éléments devant impérativement être mentionnés au sein de la DUE sont :

• les bénéficiaires du contrat : l’employeur doit indiquer si ce document concerne l’ensemble du personnel ou seulement un collège de salariés (cadre ou non cadre). En effet, si le chef d’entreprise décide de distinguer les deux catégories de personnel lors de la mise en place de la complémentaire santé de groupe, il devra rédiger deux DUE distinctes ;
• les cas de dispense : le législateur a prévu des cas de dispense pour les salariés. Mais pour pouvoir être invoqués, ils doivent figurer au sein du document qui met en place la complémentaire de groupe au sein de l’entreprise. C’est donc à l’employeur de décider s’il intègre l’ensemble des cas de dispense envisagés par la loi ANI ou seulement certains. Toute demande de dispense doit être faite par écrit ;
• la situation des ayants droit : adhésion obligatoire, facultative ou non prévue ;
• les risques couverts par le contrat : il est recommandé de ne pas insérer le tableau de garanties au sein du document mais de renvoyer au contrat d’assurance. En effet, cela évite de devoir mettre à jour le document à chaque modification ;
• les modalités financières : la DUE doit indiquer le montant de la cotisation ainsi que la participation financière de l’employeur. L’idéal est d’anticiper les hausses tarifaires et d’indexer les participations de chacun dessus ;
• les conditions de révision ou de dénonciation dudit document
• les tarifs en vigueur dans l’entreprise : l’employeur peut choisir d’appliquer un tarif commun ou de différencier selon la situation personnelle des salariés avec un tarif isolé/famille ou adulte/enfant ou 1/2/3 personnes ou + ;
• la date de prise d’effet du la DUE et sa durée de validité

D’autres informations facultatives peuvent également y figurer comme le mode de fonctionnement de la portabilité des droits ou le nom de l’organisme d’assurance choisi.

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Avant l’adoption de la DUE, le chef d’entreprise a l’obligation d’informer le comité d’entreprise (s’il existe) en lui adressant une copie du projet accompagné d’un exemplaire du contrat d’assurance. Celui-ci émettra alors un avis favorable ou défavorable qui n’aura qu’une valeur consultative.

L’employeur devra également respecter une obligation d’information à l’encontre de l’ensemble des salariés.

Ces derniers devront être informés individuellement et recevoir un exemplaire écrit de la décision unilatérale de l’employeur.

Cette condition est très importante et pourra être vérifiée en cas de contrôle de l’URSSAF. Le chef d’entreprise doit donc anticiper ce point en prévoyant une preuve de remise et en la conservant. Celle-ci peut prendre la forme d’une liste d’émargement, d’une décharge individuelle, d’un accusé de réception, etc.

La même exigence s’applique pour les nouveaux membres du personnel. Lors de leur embauche, ils devront être informés de l’existence de cette DUE et en recevoir un exemplaire écrit. L’employeur devra également conserver une preuve de cette remise.